Program JPK.guru Creator umożliwia przygotowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego z danych zapisanych w pliku MS Excel.
Dla celów testowych udostępniona została wersja demo, która umożliwia przygotowanie plików JPK WB (wyciągi bankowe). Istnieje również możliwość otrzymania tygodniowej, pełnej wersji programu, do której dostęp jest przydzielany po wypełnieniu formularza.
Działanie programu polega na przygotowaniu danych w programie MS Excel w odpowiednim formacie, a następnie przetworzeniu pliku do pliku JPK.
Aby poznać się jak działa program, obejrzyj film instruktażowy lub przeczytaj poniższą instrukcję opisową.
Pierwsze uruchomienie
Po pierwszym uruchomieniu programu zalecane jest uzupełnienie danych firmy. Dane te będą automatycznie wstawiane do generowanych szablonów, dzięki czemu użytkownik nie musi wprowadzać ich do generowanych szablonów.
W celu wprowadzenia danych firmy należy kliknąć przycisk Edytuj dane firmy,
oraz podać wszystkie dane w nowym oknie.
Po kliknięciu Zapisz, dane zostaną zapamiętane. Można je w każdej chwili zmodyfikować, wystarczy ponownie kliknąć Edytuj dane firmy. W przypadku zakupu programu do obsługi większej ilości NIP-ów, najpierw w programie w polu NIP należy wybrać numer podmiotu, dla którego chcemy wprowadzić lub zmodyfikować dane. Numer(y) NIP są wbudowane w program i nie ma możliwości ich zmiany.
Przygotowanie pliku JPK
W przypadku obsługi większej ilości NIP-ów w pierwszej kolejności należy wybrać NIP podmiotu, dla którego przygotowywany jest plik JPK.
Szablon służy do przygotowania pliku programu Microsoft Excel (.xlsx) dostosowanego do struktury pliku JPK.
Przygotowanie szablonu
Aby przygotować szablon, w pierwszym kroku należy uruchomić program JPK.guru Creator przy pomocy skrótu w menu start lub ikony na pulpicie.
Następnie należy wybrać typ szablonu, który odpowiada typowi pliku JPK, jaki ma zostać wygenerowany. W programie możliwe są dwa sposoby wyboru szablonu.
W pierwszym (uproszczonym), należy kliknąć symbol rozwinięcia listy (skierowany w dół trójkąt) znajdujący się po prawej stronie przycisku Nowy szablon.
Następnie wybierana jest lokalizacja na dysku. Zatwierdzenie wyboru odbywa się poprzez kliknięcie przycisku Zapisz. Spowoduje to utworzenie pliku MS Excel we wskazanej lokalizacji. Dodatkowo program automatycznie otworzy świeżo wygenerowany szablon.
Alternatywnie można kliknąć w przycisk Nowy Szablon, co poskutkuje pokazaniem się okna, w którym dostępna będzie lista szablonów.
W oknie tym należy zaznaczyć wybrany szablon oraz wskazać lokalizację, w jakiej ma zostać zapisany nowy plik Excel. W celu zmiany lokalizacji należy kliknąć Przeglądaj, wskazać wybraną lokalizację na dysku oraz nacisnąć Zapisz.
Dodatkowo, poprzez pole wyboru, możemy zdecydować czy szablon otworzy się natychmiast po jego utworzeniu. Celem zatwierdzenia wyborów należy kliknąć OK, co spowoduje zapisanie szablonu na dysku.
Wprowadzenie danych
Do tak przygotowanego szablonu możliwe jest wprowadzenie danych. W pierwszej zakładce (dla każdego szablonu jest to Nagłówek) wprowadzone powinny zostać podstawowe informacje. W przypadku zapisania podstawowych danych firmy w programie, wygenerowany szablon zostanie nimi automatycznie wypełniony.
Kolejne arkusze (ich liczba różni się w zależności od typu pliku JPK, dla którego przygotowujemy dane) zawierają strukturę tabelaryczną przygotowaną do wprowadzenia danych.
W ostatnim arkuszu (walidacja), zapisane są statusy kontrolne danych. W zależności od typu JPK, możliwe są nieznaczne różnice w jego strukturze. Najważniejszą informacją w Walidacji jest ilość błędów w arkuszach z danymi oraz treści błędów z Nagłówka.
Wszystkie arkusze zostały szczegółowo opisane na stronie Opis szablonów JPK.guru.
Poniżej znajduje się instrukcja wprowadzania danych do szablonu JPK VAT.
Dane takie jak Pełna nazwa czy Adres firmy, poprzednio uzupełnione w programie, zostały automatycznie wprowadzone do szablonu. Pozostałe, wymagające uzupełnienia dane to: Cel złożenia (1 – złożenie po raz pierwszy, 2 – korekta JPK) oraz daty początku i końca okresu, którego dotyczy JPK. Data wytworzenia JPK zostanie wstawiona w momencie przetwarzania pliku Excel do JPK.
Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych pól, możliwe jest przejście do kolejnej zakładki: Sprzedaż.
W zakładce tej wprowadzamy dane dotyczące faktur ewidencji sprzedaży (faktury, na podstawie których wyliczany jest podatek należny). Wygląd zakładki po wprowadzeniu przykładowych danych zaprezentowany został poniżej.
Pola oznaczone kolorem szarym są uzupełniane automatycznie, kolumna Lp. Sprzedaży zostanie automatycznie uzupełniona w momencie przetwarzania danych przez program.
W taki Sam sposób możliwe jest uzupełnienie danych w zakładce Zakup.
Tak przygotowane arkusze gotowe są do przetworzenia do pliku JPK. W tym celu należy zapisać i zamknąć plik Excel.
Generowanie pliku JPK
W następnym kroku, należy w programie JPK.guru Creator wybrać opcję Excel do JPK. Podobnie jak przy przygotowywaniu szablonu, możliwe jest skorzystanie z uproszczonej ścieżki poprzez kliknięcie w symbol rozwinięcia listy (skierowany w dół trójkąt). Spowoduje to pokazanie się listy 5 ostatnich otwieranych, przetwarzanych plików (czyli pliki, które zostały otwarte poprzez wybór opcji Otwórz lub przetworzone przy użyciu przycisku Excel do JPK).
W sytuacji, w której wygenerowany plik nie znajduje się na liście, należy kliknąć na przycisk Excel do JPK. Pojawi się wówczas możliwość wyboru pliku zapisanego na dysku.
Jeżeli wprowadzone dane będą poprawne, pojawi się okno, w którym należy wskazać lokalizację oraz nazwę pliku JPK.
Po wskazaniu lokalizacji należy potwierdzić wybór naciskając Zapisz. Następnie w programie pojawi się pytanie czy lokalizacja, w której został zapisany plik JPK, ma zostać otwarta.
Po wygenerowaniu pliku JPK, zalecane jest sprawdzenie statusu danych w pliku Excel. W tym celu należy otworzyć plik poprzez naciśnięcie przycisku Otwórz (tak samo jak wcześniej możliwe jest skorzystanie z listy, która pokazuje się po kliknięciu w symbol rozwijania listy).
W pliku Excel należy przejść do zakładki Walidacja, gdzie wymagane jest sprawdzenie statusów danych.
Obsługa błędów w danych
Weryfikacja danych w programie JPK.guru Creator przebiega dwuetapowo. W pierwszym etapie sprawdzane jest czy wszystkie wymagane dane zostały uzupełnione.
W celu sprawdzenia treści błędów, konieczne jest otwarcie pliku Excel. W arkuszu Walidacja widoczne jest podsumowanie błędów.
Treści błędów, które wystąpią w danych w arkuszu Nagłówek pokazywane są w arkuszu Walidacja. Na powyższym ekranie pokazano przykład, w którym pole Cel Złożenia nie zostało uzupełnione.
W celu sprawdzenia błędów w arkuszach Sprzedaż oraz Walidacja, należy przejść do odpowiedniego arkusza i sprawdzić treści zapisane w kolumnie Błąd.
Walidacja przebiega dwuetapowo. Błędy wyświetlane są dla każdego z etapów osobno. Konieczne jest pozytywne zakończenie pierwszego etapu walidacji (wyeliminowanie wszystkich błędów), aby możliwe było przejście do drugiego etapu.
W następnym kroku należy otworzyć plik Excel, przejść do zakładki, w której stwierdzony został błąd i sprawdzić jego treść.
Powyższy przykład pokazuje błąd związany ze zbyt długą wartością w polu Nr Kontrahenta. Po poprawieniu wszystkich błędów wykazanych w obu etapach, plik JPK zostanie wygenerowany.